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Vol.4 紙カルテから電子カルテへの移行。今までの紙カルテをどうする?

2019.07.17

紙のカルテを使用しているクリニックの多くが、カルテを保管するスペースの不足に頭を悩ませています。特に都市部のクリニックではその課題は大きく、開業からの期間と患者数に比例してカルテ庫の空きスペースがなくなっていきます。

紙カルテから電子カルテに移行するときに必ずと言っていいほど課題となるのが、「たまった紙カルテをどうするか?」です。これには大きく分けて3つの解決策があります。

 

①これ以上増やさないことを目的とする

紙カルテが「増える」ことを抑制することに主眼を置く方法です。たまった紙カルテをスキャナーなどで電子化することはせずに、再診の患者さんについては紙カルテを参照しながら電子カルテに記録をし、新規の患者さんについては最初から電子カルテに記録をするというルールで診察を行います。併用期間中は業務が煩雑になりますが、時間が経つにつれて紙カルテを参照する患者さんが減り、半年~1年ほど経つと、ほとんど電子カルテのみで診療できるようになります。

 

②再診患者のみスキャンして電子カルテに取り込む

それでもやはり、患者さんの情報は電子カルテ内で一元管理したいという場合は、来院された患者さんの分だけ(場合によっては必要な箇所だけ)をスキャンして、電子カルテに取り込むという方法があります。実際に、CLIPLAをご利用中のクリニックでその作業を行っている先生のコメントがあります。

『スキャンはスタッフと私で毎日5070枚ずつコツコツ進めています。スキャンを始めた当初は途方もない作業に感じましたが、3か月経つ頃にはカルテ庫に空きスペースが戻ってきました。スキャナの動きは想像していたよりも速く、カルテをめくる手が追いつかないほどです。』

この方法であれば効率的に電子カルテに移行することができます。ですが、自分でスキャンをする場合はその手間がかかり、業者に委託をする場合は費用がかかることになります。

 

③すべてスキャンして電子カルテに取り込む

開業してから日が浅いクリニックであれば、すべてのカルテをスキャンして電子カルテに取り込むことも可能です。CLIPLAをご利用中のユーザーさんの事例では、電子カルテ導入から約1年かけて、およそ5,000人分のカルテをすべてPDF化してCLIPLAに取り込んだクリニックがあります。時間も費用もかかりますが、スキャン後のカルテは院外の倉庫などに保管することで院内のカルテ保管スペースをゼロにすることができ、空いたスペースを診療に転用できるメリットがあります。

*注)スキャンしたカルテを原本として扱うためには、「電子署名」「タイムスタンプ」が必要など、厚生労働省がガイドラインで定めた規定に準拠する必要があります。詳しくは、厚生労働省の『医療情報システムの安全管理に関するガイドライン【第5版】』をご参照ください。